AVG en lokale DOCX-bewerking: AP, verwerker en restrisico

Een Word-bestand met een cv, klantlijst, arbeidsovereenkomst of offerte bevat persoonsgegevens. Als je alleen een datum corrigeert, is een extra kopie in privé-OneDrive of Google Drive niet vanzelfsprekend nodig. Minder gegevens verplaatsen past bij dataminimalisatie, maar “geen upload” is nog geen volledige AVG-beoordeling.

EditDocx verwerkt DOCX- en XLSX-inhoud in de browser. De documentinhoud wordt tijdens het bewerken niet naar EditDocx-servers geüpload en je hebt geen account nodig. Dit artikel beschrijft die technische grens, de Nederlandse AVG-context en de restrisico's. Het is geen juridisch advies.

Voor de productspecificaties en algemene privacy-uitleg lees je DOCX bewerken zonder upload. Voor stappen: DOCX online bewerken.

De AVG beoordeelt een verwerking, niet een slogan

Of een werkwijze aan de AVG voldoet, hangt af van meer dan de editor. De verwerkingsverantwoordelijke moet onder meer kijken naar:

• doel en grondslag;
• noodzakelijkheid en dataminimalisatie;
• beveiliging en toegangsbeheer;
• bewaartermijnen;
• ontvangers en verwerkers;
• doorgifte buiten de EER waar relevant;
• rechten van betrokkenen;
• intern beleid en mogelijke DPIA-verplichtingen.

Lokale browserbewerking verandert één onderdeel: EditDocx hoeft de documentinhoud niet in een eigen cloudomgeving op te slaan om de wijziging uit te voeren. Dat kan een gegevensoverdracht en mogelijke verwerkersrelatie voor deze stap voorkomen. Het zegt niets definitiefs over je mailbox, laptop, back-up, downloadmap of uiteindelijke verzending.

Gebruik daarom geen lege formulering als “AVG-proof”. Beschrijf concreet welke gegevens waarheen gaan, waarom dat nodig is en welke partijen toegang hebben.

Wat de Autoriteit Persoonsgegevens relevant maakt

De Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt in haar algemene voorlichting dat organisaties passende technische en organisatorische maatregelen moeten nemen en niet meer persoonsgegevens moeten verwerken dan nodig. Welke maatregel passend is, hangt af van het risico.

Een lokale editor kan dataminimalisatie ondersteunen doordat er geen extra documentkopie bij de editorprovider ontstaat. Maar de AP keurt niet automatisch elk lokaal browserhulpmiddel of elke concrete werkwijze goed. Een organisatie kan alsnog een leveranciersbeoordeling, DPIA, registervermelding of beveiligingsgoedkeuring nodig hebben.

Volg de aanwijzingen van je functionaris gegevensbescherming, privacy officer of CISO. Als het beleid zegt dat personeelsdossiers alleen in een aangewezen DMS of SharePoint-site mogen worden bewerkt, dan blijft die route leidend.

De gegevensstroom van EditDocx

Wanneer je een bestand kiest, leest de browser alleen dat geselecteerde bestand. De parser bouwt in het tabblad een bewerkbaar OOXML-model. Bij Downloaden schrijft de browser een nieuwe DOCX of XLSX naar jouw apparaat.

[origineel op apparaat]
      → [EditDocx in browsertab]
         parse → bewerken → exporteren
      → [download op apparaat]

Geen upload van documentinhoud naar EditDocx-servers

De applicatie zelf gebruikt wel internet. HTML, JavaScript, CSS en lettertypen moeten worden geladen. Marketingpagina's kunnen advertenties tonen. Beperkte analyse kan acties zoals openen of exporteren meten, niet documenttekst of bestandsnamen. /editor/ laadt geen Auto Ads.

De nauwkeurige bewering is dus: geen serverupload van documentinhoud op het bewerkingspad. Niet: “het apparaat maakt helemaal geen netwerkverbinding”.

Is EditDocx een verwerker?

Voor documentinhoud die EditDocx niet ontvangt of opslaat, is er niet dezelfde server-side verwerking als bij een cloudeditor die het bestand bewaart. Dat kan de rol van EditDocx in die specifieke gegevensstroom beperken.

De kwalificatie van partijen onder de AVG is echter juridisch en feitelijk. Andere partijen kunnen nog steeds verwerker zijn:

• de e-mailprovider die de bijlage bewaart;
• Microsoft 365 of Google Workspace in de organisatie;
• endpointbeheer en back-updiensten;
• de opslagdienst waar Downloads automatisch naartoe synchroniseert;
• een klantportaal waar je het eindresultaat plaatst.

Laat de volledige keten beoordelen. Een technische architectuurclaim vervangt geen verwerkersovereenkomst waar die voor een andere dienst wel nodig is.

Browseropslag en de gedeelde pc

Ctrl/Cmd+S maakt een lokaal controlepunt in IndexedDB. EditDocx bewaart maximaal 10 recente bestanden van elk 20 MB in het huidige browserprofiel. Dat is geen cloudopslag, maar het is nog steeds een lokale kopie.

Op een school-pc, bibliotheekcomputer of flexplek:

1. Controleer of het gebruik is toegestaan.
2. Open zo nodig een privévenster.
3. Bewerk alleen op een apparaat dat je voldoende vertrouwt.
4. Download naar een beheerde locatie of versleutelde USB.
5. Open en controleer het resultaat.
6. Wis websitegegevens en tijdelijke downloads volgens beleid.

Een privévenster beschermt niet tegen malware, apparaatbeheer, schermafbeeldingen, meekijken of forensisch herstel. Voor hoog-risicogegevens is een gedeelde pc meestal niet passend.

Voorbeeld: zzp'er met een klantovereenkomst

Een zzp'er ontvangt via Outlook een conceptovereenkomst met contactgegevens en tarieven. Word staat niet op de laptop.

Een redelijke afweging kan zijn:

• staat in de overeenkomst of opdrachtbevestiging hoe documenten moeten worden verwerkt?
• is de laptop zakelijk beheerd en versleuteld?
• synchroniseert Downloads automatisch naar een privécloud?
• is een lokale tekstcorrectie toegestaan?
• kan het resultaat via het afgesproken klantportaal terug?

Als de klant een SharePoint-map voorschrijft, gebruik je die. Als de klant alleen per e-mail een gewone DOCX stuurt en lokale verwerking toestaat, kan EditDocx een extra cloudkopie voorkomen. Bewaar niet langer dan nodig en stuur geen vertrouwelijk bestand naar support.

Voorbeeld: school of onderwijsinstelling

Een leerling of medewerker krijgt op een school-pc een DOCX met persoonsgegevens. “Geen account nodig” is handig, maar de onderwijsinstelling kan websites blokkeren of opslagregels hebben. De gebruiker mag die beveiliging niet omzeilen.

Bij gewone opdrachten zonder gevoelige gegevens kan lokaal bewerken praktisch zijn. Bij leerlingdossiers, zorginformatie of personeelsgegevens hoort de instelling het hulpmiddel en apparaat vooraf te beoordelen.

Dreiging, maatregel, restrisico

Extra cloudkopie bij de editor.
Maatregel: geen upload van documentinhoud. Restrisico: bestaande mail-, back-up- en opslagkopieën blijven.

Bestand blijft op gedeeld apparaat.
Maatregel: privévenster, gecontroleerde download, websitegegevens wissen. Restrisico: beheer, lokale logs, disk recovery en meekijken.

Ongewenste browserextensie.
Maatregel: schoon profiel met minimale extensies. Restrisico: software met hoge rechten kan nog steeds lezen.

Verkeerde ontvanger.
Maatregel: controleer adres, bijlage en versie vóór verzenden. Restrisico: menselijke fouten verdwijnen niet door lokale bewerking.

Opmaakfout verandert betekenis.
Maatregel: download in Word of LibreOffice openen en vergelijken. Restrisico: complexe Word-functies kunnen anders renderen. Zie DOCX-opmaakbehoud.

Wanneer je EditDocx niet gebruikt

Gebruik het aangewezen systeem of desktopsoftware wanneer:

• het beleid alle concepten in SharePoint, een zaaksysteem of DMS verplicht;
• het bestand een gevoeligheidslabel, IRM, wachtwoord of DLP-beveiliging heeft;
• je macro's, OLE, SmartArt of complexe velden nodig hebt;
• meerdere personen tegelijk in hetzelfde document moeten werken;
• het apparaat niet betrouwbaar is;
• de privacy- of beveiligingsbeoordeling nog ontbreekt voor risicovolle gegevens.

Lokale verwerking is geen vrijstelling van governance.

Praktische AVG-controlelijst

1. Classificeer het document: gewoon, vertrouwelijk, bijzonder of wettelijk beschermd.
2. Controleer doel, grondslag en organisatiebeleid.
3. Inventariseer alle kopieën: e-mail, download, browseropslag, back-up en eindbestemming.
4. Gebruik een vertrouwd apparaat en schoon browserprofiel.
5. Maak alleen noodzakelijke wijzigingen.
6. Download, controleer en verplaats naar de goedgekeurde locatie.
7. Wis tijdelijke kopieën volgens het bewaarbeleid.
8. Leg bij structureel gebruik de werkwijze vast en laat deze beoordelen.

Wat EditDocx niet claimt

• Geen algemene “AVG-conform”-garantie
• Geen vervanging voor juridisch advies, DPIA of informatiebeveiligingsbeleid
• Geen DMS, archief of dossieromgeving
• Geen bescherming tegen een gecompromitteerd apparaat
• Geen ondersteuning voor versleutelde Office-bestanden
• Geen garantie op identieke Word-opmaak bij elk complex document

FAQ

Is DOCX bewerken zonder upload automatisch AVG-conform?
Nee. Het vermindert één gegevensoverdracht, maar de volledige verwerking bepaalt of de AVG wordt nageleefd.

Kan de Autoriteit Persoonsgegevens mijn gebruik goedkeuren?
De AP geeft algemene kaders en houdt toezicht; een productpagina is geen individuele goedkeuring. Laat je organisatie de concrete verwerking beoordelen.

Blijft er lokaal een kopie achter?
Mogelijk. IndexedDB kan controlepunten bewaren en je download staat op schijf. Wis beide als ze niet mogen blijven.

Kan ik bijzondere persoonsgegevens bewerken?
Alleen wanneer doel, grondslag, beveiliging, apparaat en organisatiebeleid dat toelaten. Vraag bij twijfel je FG of privacyfunctionaris.

Moet ik een verwerkersovereenkomst met EditDocx sluiten?
Dat kan niet op basis van een blog algemeen worden bepaald. Voor documentinhoud is er geen serverupload op het bewerkingspad; beoordeel alsnog de volledige dienst en gegevensstroom.

---

Editor openen · Privacy-pijler · Handleiding · Vergelijking · Opmaakbehoud